11 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E POLÍTICAS DE GESTÃO DO IFPA

Neste capítulo, será apresentada a Estrutura Organizacional, Instâncias de Decisão e Organograma Institucional e Acadêmico, os Órgãos Colegiados, as Políticas de Gestão do IFPA.

11.1 Estrutura Organizacional, Instâncias de Decisão e Organograma Institucional e Acadêmico

A Estrutura Organizacional, Instâncias de Decisão e Organograma Institucional e Acadêmico do IFPA foram criados com base na Lei nº 11.892/2008, que cria a Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica, bem como define a estrutura básica de funcionamento dos Institutos Federais. Essa lei serviu de base para que as instituições abrangidas criassem seus Estatutos e Regimentos Gerais, bem como outros normativos que estabelecem sua forma de funcionamento e de organização. Nesse sentido, é apresentado a seguir os principais documentos que estruturam a organização administrativa e acadêmica do IFPA.

Estatuto

O documento completo do Estatuto do IFPA, aprovado, na forma da Resolução nº 120/2020-CONSUP, encontra-se disponível neste link: https://ifpa.edu.br/documentos-institucionais/0000/docs-inst/5245-resoluc-a-o-n-120-2020-consup-ifpa-estatuto-ifpa-1/file.

Regimento Geral

O documento completo do Regimento Geral do IFPA, aprovado, na forma da Resolução nº 190/2020 - CONSUP, de 21 de dezembro de 2020, que regulamenta as atividades da administração superior, da Reitoria, dos Campi e demais órgãos que compõem a instituição, encontra-se disponível neste link: https://ifpa.edu.br/documentos-institucionais/0000/docs-inst/5483-resolucao-n-190-2020-consup-ifpa-regimento-geral/file.

Regimento Interno da Reitoria

O documento completo do Regimento Interno da Reitoria aprovado pela Resolução nº 191/2020 - CONSUP, de 21 de dezembro de 2020 e alterado pela Resolução nº 217/2021 - CONSUP, de 05 de fevereiro de 2021 (acesse aqui: https://ifpa.edu.br/documentos-institucionais/regimento-interno-da-reitoria/5484-resolucao-217-2021-altera-dispositivos-da-191-2020/file), encontra-se disponível neste link: https://ifpa.edu.br/documentos-institucionais/regimento-interno-da-reitoria/5485-resolucao-n-191-2020-consup-ifpa-regimento-interno-da-reitoria-pdf/file.

Instrução Normativa n° 002, de 25 de setembro de 2017

As unidades administrativas do IFPA possuem autonomia para elaboração de sua estrutura organização, levando-se em conta as expertises regionais em que cada Campus está inserido e o que preconiza a IN nº 002/2017-IFPA, que cria a estrutura organizacional de referência para os Campi do IFPA, com vistas à padronização de funções e atribuições. Vale ressaltar que a IN supracitada foi construída com base na Portaria nº 246/2017-MPOG.

O IFPA possui como Órgãos Superiores o CONSUP e o CODIR, sendo a Reitoria e os Campi Órgãos Executivos.

A Reitoria é composta por: Gabinete do Reitor, Pró-reitoria de Administração (PROAD), Pró-reitoria de Ensino (PROEN), Pró-reitoria de Pesquisa, Pós-graduação e Inovação (PROPPG), Pró-reitoria de Extensão (PROEX), Pró-reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PROGEP), Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (DPDI), Diretoria Tecnologia da Informação (DTI) e Diretoria Executiva (DIREX). A Figura 5 compreende o organograma da Reitoria com as demais estruturas organizacionais e, suas atribuições contam no Regimento Interno da Reitoria, conforme Resolução em vigor.

Figura 5: Organograma da Reitoria do IFPA.

Fonte: Resolução nº 191-CONSUP/IFPA (2020).

11.2 Órgãos Colegiados

11.2.1 Conselho Superior (CONSUP) e Colégio de Dirigentes (CODIR)

O CONSUP é o órgão máximo do IFPA, possui caráter consultivo e deliberativo, tendo o Reitor como presidente, e representação de áreas diversas, tais como docentes, servidores técnico-administrativos, discentes, egressos, representantes da sociedade civil, representante do MEC, e representação do CODIR.

O CODIR é órgão consultivo do IFPA e de apoio ao processo decisório da Reitoria. A composição e atribuições do CONSUP e do CODIR são conferidas pelo Regimento Geral.

11.3 Políticas de Gestão do IFPA

Neste item, serão apresentadas as seguintes políticas de gestão: Integrada, de Transparência e de Acesso à Informação, de Pessoas, por Processos, de Riscos e Controles, de Meio Ambiente e o Modelo de Gestão do IFPA.

11.3.1 Política de Gestão Integrada

Face ao cenário prospectado nas oficinas do PDI, nas quais em diversos momentos restou destacado o trabalho que a gestão vem desenvolvendo quanto à integração das Pró-reitorias finalísticas, como também, de forma geral, a aproximação da Reitoria com os Campi, não se vê outro caminho senão continuar a aperfeiçoar a atual política de gestão, que consiste num modelo de gestão democrática, participativa e transparente, seja por meio da integração entre as unidades da reitoria, seja entre as unidades da reitoria e os Campi, não se deixando de lado a integração que deve haver entre os próprios Campi do IFPA. Essa integração é importante na medida em que permite a troca de experiências exitosas, o compartilhamento de soluções aos problemas comuns, bem como a construção coletiva dos planos estratégicos, seja na área do ensino, seja na pesquisa, na extensão ou na gestão.

Para tanto, além de eventos como o “Integra”, que reúne as áreas do ensino pesquisa e extensão, consideradas as áreas finalísticas, prevê-se criar outro evento que integre as áreas de apoio, ou mesmo a integração entre todas as áreas.

Ademais, o planejamento e a elaboração de outros documentos e regulamentações ocorrem, utilizando-se processos democráticos e participativos.

11.3.2 Política de Transparência da Gestão e de Acesso à Informação

Como política de gestão, o IFPA também irá promover um amplo programa de acesso à informação, devendo ampliar as ações desenvolvidas no ciclo anterior. A ideia não é somente divulgar as informações da gestão do IFPA, mas disponibilizar para a comunidade em geral todas informações produzidas pela instituição, salvo as classificadas como sigilosas. Assim, dar-se-á a continuidade de implementação do novo Plano de Dados Abertos (PDA), aprovado em 2020, e a manutenção e atualização periódica do Portal de Dados Abertos do IFPA (http://pda.ifpa.edu.br/).

Como prevê este PDI, também será aumentado o número de processos digitais, com a utilização do Sistema Integrado de Gestão (SIG) ou de outros softwares, quando necessário. Será criado também o Painel de Gestão dos Indicadores do IFPA, por meio do qual os gestores e servidores poderão ter acesso às informações sobre os indicadores e metas institucionais em tempo real.

O PDI, por exemplo, estará mais acessível à comunidade por meio de ferramentas interativas no site ou no ForPDI, incluindo também painéis de monitoramento dos objetivos e metas.

Ademais, será elaborada a Política de Transparência da Informação, com o objetivo de criar nos nossos servidores o sentimento de que todos precisamos tornar nossos atos institucionais cada vez transparentes."

11.3.3 Política de Gestão de Pessoas

Um dos principais problemas identificados nas oficinas do PDI diz respeito à área de gestão de pessoas, principalmente quanto à valorização dos servidores. Não obstante o IFPA construir todos os anos um Plano de Capacitação dos Servidores, com investimentos que cresceram bastante nos últimos anos, é necessário criar a Política de Gestão de Pessoas, cujo foco será a elaboração do Programa de Valorização dos Servidores. A Política deverá pensar cenários para o desenvolvimento dos servidores para os próximos cinco anos e o Programa deverá desenvolver projetos que melhorem a vida dos servidores, tais como: ergonomia, saúde, segurança, humanização, banco de talentos, gestão por competência, esporte, cultura e lazer, reconhecimento etc.

11.3.3.1 Plano de Capacitação

Todavia, a PROGEP tem elaborado e executado um Plano Anual de Capacitação, que está aderente à Política de Gestão de Pessoas que deverá ser elaborada o quanto antes.

Esse Plano de Capacitação leva em consideração que a atuação do profissional da educação, em especial os profissionais da educação profissional e tecnológica, envolve conhecimentos da sociedade e do homem, conhecimentos científicos, técnicos e tecnológicos. O fazer pedagógico dos professores e a ação dos servidores técnico-administrativos devem ser pautados pelos princípios e finalidades que regem a educação profissional e tecnológica. Para que haja crescimento, tanto pessoal e profissional quanto institucional, o IFPA possui, na sua estrutura organizacional, um setor específico que trata da capacitação de servidores.

Considerando a necessidade de capacitação dos servidores do IFPA, foi criada a Coordenação Geral de Treinamento e Desenvolvimento (CGTD), com o objetivo de promover os programas de capacitação necessários ao desenvolvimento dos servidores do quadro do Instituto, inclusive com a implantação por meio de edital de forma anual e contínua, contemplando como parceiros a Escola de Administração Fazendária (ESAF), a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) e empresas de consultoria renomadas, como a TREIDE Treinamento e Desenvolvimento.

Quanto à qualificação dos docentes e técnicos administrativos, em nível de pós-graduação, as ações são discutidas com a PROPPG para melhor alinhamento de acordo com cada carreira. As capacitações serão fundamentadas no Decreto nº 5.707/2006, que institui a Política e as Diretrizes para o Desenvolvimento de Pessoal da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e regulamenta dispositivos da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

Os principais compromissos dos gestores, diante dos programas de capacitação e qualificação e a partir da conclusão do período formativo de cada servidor, para melhoria dos processos locais de atuação, são:

Promover e apoiar a realização de ações para a multiplicação dos conhecimentos trabalhados na capacitação e na qualificação;
Propor atualização dos planos de capacitação e qualificação locais, em consonância como as trilhas e os programas de aprendizagem de formação inicial e continuada dos servidores, em sua área de gestão;
Realizar dotação orçamentária de diárias e passagens, a cada exercício de gestão específica, a fim de prover a capacitação e a qualificação dos servidores lotados em sua unidade.

O afastamento de servidores docentes e técnico-administrativos do IFPA para a realização de cursos de pós-graduação stricto sensu, no âmbito do Instituto, é regulamentado pela Resolução nº 194/2013, de 23 de novembro de 2013 – CONSUP. A política de afastamento do país para missão oficial ou estudo no exterior foi aprovada pela Resolução nº 096/2013, de 11 de julho de 2013 – CONSUP.

Percebe-se que a concepção de formação continuada definida para o IFPA busca o fortalecimento da identidade profissional, por meio da formação permanente, tendo compromisso com a qualificação, a profissionalização, a melhoria da prática pedagógica, a valorização profissional e a melhoria da qualidade de vida dos servidores.

A gestão do Plano Anual de Capacitação (PAC) dos servidores do IFPA é da competência da Coordenadoria de Treinamento e Desenvolvimento, responsável pela operacionalização e coordenação das ações previstas, subordinada à PROGEP.

O Plano Anual de Capacitação foi estruturado para alcançar a melhoria da eficiência, da eficácia e da qualidade dos serviços públicos prestados ao cidadão, o desenvolvimento permanente do servidor público, a adequação das competências requeridas, a divulgação e o gerenciamento das ações de qualificação e a racionalização dos gastos com capacitação.

Para a construção do Plano Anual de Capacitação, são considerados alguns conceitos fundamentais, dentre os quais se destacam:

Capacitação: Processo permanente e deliberado de aprendizagem, que utiliza ações de aperfeiçoamento e qualificação, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento de competências institucionais por meio do desenvolvimento de competências individuais.
Educação Formal: Educação oferecida pelos sistemas formais de ensino, por meio de instituições públicas ou privadas e nos diferentes níveis da educação brasileira, entendidos como Educação Básica e Educação Superior, que conferem diploma.
Aperfeiçoamento: Processo baseado em ações de ensino-aprendizagem, que atualiza e aprofunda conhecimentos e complementa a formação profissional do servidor, com o objetivo de torná-lo apto a desenvolver suas atividades, tendo em vista as inovações conceituais, metodológicas e tecnológicas em seu campo de atuação.
Qualificação: Processo de aprendizagem baseado em ações de educação formal, por meio do qual o servidor adquire conhecimento e habilidades, tendo em vista o PDI e o desenvolvimento do servidor na carreira.
Equipe de Trabalho: Conjunto da força de trabalho do IFPA, que realiza atividades afins e complementares.
Ocupante da Carreira: Servidor efetivo, pertencente ao quadro do IFPA, que ocupa cargo do Plano de Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos em Educação (PCCTAE) e Professor de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico.

O processo de divulgação dos eventos de aprendizagem será realizado por correio eletrônico específico divulgado no site, contendo, escaneado e em anexo, o termo de compromisso devidamente preenchido e assinado pela chefia imediata. As inscrições serão de responsabilidade do IFPA.

Os Campi serão contemplados com o número de inscritos, na medida do possível, de acordo com as solicitações encaminhadas à Coordenação de Treinamento e Desenvolvimento. As unidades que não encaminharam as demandas de capacitação só serão abrangidas caso haja disponibilidade de vagas.

Os princípios orientadores, as diretrizes e indicadores metodológicos da formação continuada e desenvolvimento profissional estão descritos no PPI (acesse o link: http://proen.ifpa.edu.br/documentos-1/departamento-de-ensino-superior/3-politicas-e-normativas-institucionais/ppi-pdi-e-regulamento-didatico-pedagogico-do-ensino/1846-projeto-pedagogico-institucional-ppi-ifpa-2017).

11.3.4 Política de Gestão por Processos

A gestão por processos é uma orientação conceitual que visualiza as funções de uma organização com base nas sequências de suas atividades, ao contrário da abordagem funcional tradicional, em que as organizações estão separadas por área de atuação, altamente burocratizadas e sem visão sistêmica do trabalho que realizam.

O IFPA desenvolve diversas atividades que levam à produção de resultados. Essas atividades em conjunto podem ser enquadradas como processos, que, de forma integrada, trabalham para atingir os objetivos principais da organização, diretamente relacionados à sua missão institucional.

A abordagem por processos permite melhor especificação do trabalho realizado, o desenvolvimento de sistemas, a gestão do conhecimento, o redesenho e a melhoria, por meio da análise do trabalho realizado de modo a identificar oportunidades de aperfeiçoamento.

A Gestão por Processos ou Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática de gestão que trata de processos de negócios como ativos, que potencializam diretamente o desempenho da organização, primando pela excelência organizacional e agilidade nos negócios.

Isso envolve a determinação de recursos necessários, monitoramento de desempenho, manutenção e gestão do ciclo de vida do processo. Fatores críticos de sucesso na gestão por processos estão relacionados a como mudar as atitudes das pessoas e ou perspectivas de processos para avaliar o desempenho dos processos das organizações.

O BPM permite a análise, definição, execução, monitoramento e administração, incluindo o suporte para a interação entre pessoas e aplicações informatizadas diversas. Acima de tudo, ele possibilita que as regras de negócio da organização, travestidas na forma de processos, sejam criadas e informatizadas pelas próprias áreas de gestão, sem interferência das áreas técnicas.

A meta desses sistemas é padronizar processos corporativos e ganhar pontos em produtividade e eficiência. As soluções de BPM são vistas como aplicações cujo principal propósito é medir, analisar e otimizar a gestão do negócio e os processos de análise financeira da empresa. A gestão de processos organizacionais do IFPA terá como principais objetivos:

Conhecer e modelar os processos organizacionais desenvolvidos pela instituição e disponibilizar as informações sobre eles, promovendo a sua uniformização e descrição em manuais;
Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas da gestão de processos;
Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos organizacionais, de forma contínua, mediante a construção de indicadores apropriados;
Implantar melhorias nos processos, visando alcançar maior eficiência, eficácia e efetividade no seu desempenho;
Compreender e atender às expectativas da sociedade, em especial o público a quem mais diretamente o IFPA entrega seus serviços.

Em 2018, o IFPA começou a desenvolver o projeto do Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos (EGPGP), cujo objetivo é modelar os processos de atividades desenvolvidos na instituição e propor melhorias para torná-los mais céleres e eficazes, com a diminuição dos custos e da força de trabalho, além do incentivo à utilização do SIG e a elaboração e divulgação dos fluxos de processos.

11.3.5 Política de Gestão de Riscos e Controles

Em 2018, o IFPA também aprovou sua Política de Gestão de Riscos e Controles, cujo objetivo é criar nos gestores, e servidores de uma forma geral, o hábito de elaborarem um plano de gestão de riscos para as suas unidades ou setores. O foco da política é a elaboração de planos de gestão de riscos relacionados às atividades desenvolvidas em cada unidade. Indo mais além, este PDI já contempla um Plano de Gestão de Riscos (PGR) para os Objetivos contidos nele, que avançará para a implementação da Plataforma ForRiscos, por meio da qual poder-se-á monitorar a sua execução. A finalidade desse plano é aumentar as possibilidades de atingimento dos objetivos e metas previstos no PDI.

Em 2018, também já foi criado o Plano de Gestão de Riscos à Integridade cujo objetivo é desenvolver ações que minimizem as possibilidades de ocorrência de casos de fraude e corrupção no âmbito do IFPA.

Para elaborar os planos de gestão de riscos, implementá-lo e monitorá-lo foi criado o Comitê de Gestão de Riscos, Controles e Integridade, formado pelos gestores de todas as unidades do IFPA.

11.3.6 Política de Meio Ambiente

O IFPA, como qualquer outro órgão, gera resíduos que causam impactos negativos ao meio ambiente. Além disso, como instituição de ensino, não pode fugir à sua responsabilidade ambiental. Por isso, em 2017, foi aprovada sua Política de Meio Ambiente e um Plano Institucional de Meio Ambiente com ações que visam minimizar os impactos ambientais negativos causados pelo IFPA. Como ações da Política de Meio Ambiente, todos os planos de curso dos Campi já contemplam ações transversais de educação ambiental. Em 2018, foi aprovado o Plano de Sustentabilidade Ambiental, que prevê ações para diminuição de despesas com energia elétrica, água, aquisição de papel e de copos descartáveis. Prevê também que os projetos de novas obras atendam aos requisitos de sustentabilidade ambiental, com sistemas de iluminação mais econômico e sustentável, aproveitamento e utilização de água das chuvas. O IFPA deverá ainda diminuir o consumo de papel com a utilização do Sistema de Tramitação Eletrônica de Processos. Ademais, será aumentado significativamente o número de compras com critérios de sustentabilidade.

11.3.7 Modelo de Gestão do IFPA

Em consonância com a Política de Gestão que vem sendo, grosso modo, desenvolvida, o IFPA, a partir do PDI 2019-2023, passará a adotar o Modelo de Excelência na Gestão (MEG), desenvolvido pelo Programa Ges-pública, do Governo Federal³. Esse modelo de gestão se apresenta como o mais adequado para a realidade da instituição, pois é pensado para organizações que tenham como princípio a gestão democrática e participativa, por meio do qual se deve construir a definição de Missão, Visão, Valores, Planejamento Estratégico, Indicadores de Desempenho e ferramentas de monitoramento de resultados. O IFPA nos últimos anos melhorou sua estrutura organizacional atendendo a esses requisitos básicos, seja por meio do PDI, seja por meio de outros processos.

O MEG está alicerçado em oito fundamentos, que se desdobram em temas, que o IFPA já vem desenvolvendo. O modelo ainda permite novas possibilidades de aperfeiçoamento ou inovação por meio de processos para os quais serão indicadas as ferramentas mais apropriadas.

Em maior ou menor escala, esses fundamentos já estão sendo desenvolvidos no IFPA. Um exemplo disso é o gerenciamento baseado em processos que está em fase de implantação no instituto com a criação do Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos.

Coadunam-se com os Fundamentos da Excelência outras ações do IFPA, tais como:

Política Institucional de Meio Ambiente;
Plano de Sustentabilidade Ambiental;
Política de Inovação;
PDI do IFPA 2019-2023.

Nesse sentido, todos que fazem parte do IFPA, como diz o modelo de gestão, tem que caminhar juntos para se aproximar cada vez mais da excelência na gestão, mesmo sabendo que dificilmente se irá alcançá-la, pois esse modelo exige sempre a melhoria de produtos, serviços e processos. Por isso, deve-se adotar lemas, como melhorar mais, aperfeiçoar continuamente e inovar sempre.

Na Figura 6 são ilustrados os Fundamentos da Excelência na Gestão que oficialmente o IFPA passa a adotar.

Figura 6: Fundamentos da Excelência na Gestão.

Fonte: PRODIN/IFPA (2019).

O Programa Ges-pública foi extinto pelo Governo Federal em 2016. Entretanto, entende-se que o Modelo de Gestão recomendado pelo programa não necessariamente deveria ser posto de lado pelas instituições públicas que já vinham aderindo a ele.↩︎