1 MÉTODO
O Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) do IFPA foi construído de acordo com as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 9.235/2017, no que concerne aos itens que deve contemplar. A estrutura do documento foi compilada da Plataforma ForPDI, com alguns ajustes para atendimento do decreto antes mencionado, uma vez que essa plataforma seguiu as diretrizes do Decreto n° 5.773/2006, que foi substituído pelo Decreto n° 9.235/2017.
Deve-se destacar que a Plataforma ForPDI é uma ferramenta eletrônica aberta para gestão e acompanhamento do PDI de universidades federais e outras instituições públicas. Essa plataforma permite o acompanhamento do PDI em tempo real, de forma colaborativa, eficiente, rápida e segura. Nela, será possível cadastrar todo o planejamento estratégico do PDI, inserir os valores das metas alcançadas, monitorar o desempenho das metas, elaborar o documento do PDI entre outras possibilidades, como a leitura e análise mais rápidas e dinâmicas. O acesso ao PDI será muito mais fácil, mas uma de suas principais funções é a ferramenta permitir a geração de gráficos a partir da atualização dos dados relativos aos indicadores e metas.
O PDI do IFPA foi construído em 6 (seis) etapas descritas a seguir:
- Planejamento das atividades do PDI pela equipe da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PRODIN), elaboração do Manual do PDI e formação da Comissão Central e Comissões Locais nos Campi entre outubro de 2017 e janeiro de 2018;
- Realização das Oficinas de elaboração do PDI em todos os Campi e na Reitoria, coordenadas pela Comissão Central, para coleta de informações, com aplicação da matriz SWOT, no período de março a junho de 2018;
- Organização e consolidação das informações, elaboração da minuta preliminar do PDI, realizado pelos membros da Comissão Central da PRODIN e das demais Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas, nos meses de junho e julho de 2018;
- Análise da Minuta, discussão e aprovação pela Comissão Central em reunião ocorrida em 24 de setembro de 2018;
- Disponibilização da minuta no site do IFPA para leitura e contribuições da comunidade acadêmica;
- Aprovação da minuta pela comunidade acadêmica e comunidade externa em Assembleia Geral, apreciação da minuta pelo Colégio de Dirigentes (CODIR) e aprovação pelo CONSUP.
As oficinas do PDI foram realizadas em todos os 18 campi e na Reitoria do IFPA. Elas contaram com a participação de todos os segmentos da comunidade acadêmica: docentes, discentes e técnicos administrativos. Foi aplicada a Matriz SWOT para realizar a análise de cenário, para que depois fossem elaborados os objetivos, indicadores e metas de cada unidade, bem como as planilhas de infraestrutura e de oferta de cursos. Para elencar os principais objetivos, também foi utilizada uma ferramenta de priorização de objetivos a partir da análise do seu Custo, Esforço e Benefício (CEB) para a instituição, que é a Matriz CEB.
Para definição e organização dos objetivos, foi utilizada a metodologia Balanced Scorecard, conhecida pela sigla BSC. Trata-se de uma metodologia de medição e gestão de desempenho desenvolvida em 1992 pelos professores da Harvard Business School (HBS) Robert Kaplan e David Norton. Os métodos usados na gestão do negócio, dos serviços e da infraestrutura baseiam-se normalmente em metodologias consagradas que podem utilizar a Tecnologia da Informação (TI) e os softwares de Enterprise Resource Planning (ERP) como soluções de apoio, relacionando-a à gerência de serviços e garantia de resultados do negócio. Os passos dessas metodologias incluem: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade; passos estes implementados por meio de indicadores de desempenho. Apesar de ser bastante utilizada no setor privado, cada vez mais as instituições públicas têm feito uso dela para garantir melhores resultados para sua gestão.
Com a utilização do BSC, foi possível criar as estratégias institucionais e organizar os objetivos e indicadores a partir de perspectivas, que compõem o mapa estratégico deste PDI.
Em outra etapa da construção do PDI, os membros da Comissão Central reuniram-se para consolidação das informações coletadas nas oficinas e durante o período das oficinas para organizar e consolidar as informações e finalizar a minuta do PDI que depois foi aprovada em assembleia geral pela comunidade acadêmica, comunidade externa e pelo CONSUP em reunião específica para este fim.
Para todo o trabalho do PDI, foram criadas estratégias que permitissem a participação da comunidade no processo de forma democrática e transparente. Para tanto, foi elaborado o Manual do PDI, com orientações sobre o processo, planilhas a serem utilizadas, cronograma das oficinas e das demais etapas. Este e outros documentos foram disponibilizados para acesso em uma aba na página principal do IFPA na Internet. Também foi criado o email pdi@ifpa.edu.br para permitir a comunicação e o envio de documentos entre os membros da Comissão Central e os gestores envolvidos no processo. Além disso, foi criado um fórum virtual para dirimir dúvidas e postar documentos relativos ao PDI.
1.1 Método para o Processo de Revisão do PDI 2019-2023
Para este processo de Revisão do PDI 2019-2023, que ocorreu no período de agosto a dezembro de 2020, foi criada uma Comissão Central1 para coordenar as atividades de revisão do documento, bem como Comissões Locais2 nos Campi do IFPA para divulgar e desenvolver as ações necessárias no nível desses Campi, no sentido de garantir a transparência, a participação e a colaboração da comunidade neste processo. Foi elaborado um plano de trabalho, aprovado pela Comissão Central, que contém as várias etapas do processo, conforme pode ser verificado no link https://prodin.ifpa.edu.br/gestao/pdi-2/plano-de-trabalho/1450-plano-de-trabalho.
As unidades da Reitoria, de acordo com sua área de atuação, coordenaram as atividades de coleta e consolidação das informações junto aos Campi. Foram disponibilizadas as ferramentas do Google Drive para as alterações do PDI, como forma de facilitar esse trabalho, além de permitir o processo de construção colaborativo e o reconhecimento das alterações efetuadas no documento principal do PDI.
Após as alterações realizadas, foi gerada uma minuta do PDI 2019-2023, disponibilizada no Site do IFPA, para apreciação da comunidade acadêmica, que teve a oportunidade de se manifestar respondendo a um formulário para proposições de sugestões, com as devidas justificativas, por meio do software LimeSurvey. Somente após essa consulta, a minuta foi submetida à apreciação e aprovação pelo CONSUP.