15 PROCESSO DE MONITORAMENTO, CONTROLE E REVISÃO DO PDI

Não se pode conceber qualquer planejamento sem pensar na sua avaliação e monitoramento em intervalos regulares durante o período de execução do PDI. O monitoramento dos indicadores propostos no PDI deve subsidiar o processo de avaliação. Nesse sentido, o monitoramento visa ao gerenciamento das informações sobre a execução das ações, projetos e programas necessários para o alcance dos objetivos, com o firme propósito de permitir a tomadas de decisão pelos gestores de forma tempestiva.

Para o PDI 2019-2023, foram criados indicadores mais simples e com foco em resultados para facilitar seu cálculo, entendimento e, principalmente, para mostrar informações mais confiáveis sobre os resultados alcançados pela gestão.

Além disso, desde 2016, o IFPA já vem realizando o processo de monitoramento do PDI, bem como já vem desdobrando esse plano em outros mais táticos e operacionais, como PEA e PAM, como também criou a Política de Prestação de Contas que contribuem para a constante visualização dos indicadores e metas. Como nova estratégia para o monitoramento do PDI, o IFPA adotará o SIGPP, que está sendo adaptado para esse acompanhamento, principalmente quanto às metas desdobráveis, que são aquelas cujas unidades do IFPA, em conjunto, contribuem para seu alcance. Poder-se-á adotar também a plataforma ForPDI, que permitirá o acesso mais rápido aos indicadores e metas, a atualização desses indicadores de forma mais tempestiva e prática. Essa plataforma contém um Painel de Gestão dos Indicadores e Metas. Nesse painel, também chamado de Dashboard, poder-se-ão visualizar gráficos e tabelas com as informações atualizadas sobre esses indicadores e metas.

Nessa perspectiva, o monitoramento será realizado pelo SIGPP de forma contínua, devendo-se realizar reuniões quadrimestrais com os gestores, com vistas a avaliar os resultados alcançados com o objetivo de serem tomadas medidas tempestivas para a melhoria do desempenho da instituição.

Em 2020, a PRODIN começou a realizar a RAE a cada quadrimestre com o objetivo de avaliar a execução do PEA da Reitoria e do PAM dos Campi. Essas reuniões de análise das estratégias, que analisam os relatórios de monitoramento do PDI, desdobrado no PEA e nos PAMs, deverão acontecer nos próximos anos trimestralmente, de acordo com o que dispõe a IN nº 24/2020/ME.

Ademais, propõe-se que anualmente, de preferência no início de cada exercício, seja realizada a avaliação do PDI, bem como de seus, programas, projetos e estratégias na perspectiva de promover melhorias no processo, para melhor alcance das metas planejadas.

A estratégia de fomento, monitoramento e controle das ações previstas no PDI passará a contar com gestão de portfólio de projetos e programas de gestão. O referido portfólio reunirá os projetos e programas com identificação da hierarquia de relevância para os resultados institucionais e fomentará o processo decisório estratégico da instituição. Uma vez que ao associar os resultados institucionais aos projetos e programas, os indicadores revelarão a relação esforço, prioridade, resultados e impactos.

Como qualquer outro plano, o PDI também não é um documento inflexível e deve estar aberto a ajustes. Assim, em atenção ao art. 5º da IN nº 24/2020/ME o plano estratégico institucional será revisado pelo menos uma vez por ano a partir de 2021, e se necessário, atualizado. Nesse sentido, os indicadores e metas do plano, serão revisados anualmente, mas deverá ser preservada uma das características essenciais dos indicadores que é sua estabilidade que, consequentemente, permitirá a sua comparabilidade.

O processo de monitoramento deverá ser coordenado pela DPDI e acompanhado pelo CGRCI do IFPA (Comitê de Governança, Riscos, Controles e Integridade), que deverá analisar os relatórios de monitoramento e validá-los, conforme previsão no art.7º da supracitada Instrução Normativa. Conforme previsto na IN 24, o comitê é responsável por realizar a aprovação do Plano Estratégico Institucional, bem como sua revisão anual e monitoramento trimestral.

15.1 Gestão de Portfólio de Programas e Projetos

A estratégia de fomento, monitoramento e controle das ações previstas no PDI passará a contar com a gestão de portfólio de projetos e programas de gestão. O referido portfólio reunirá os projetos e programas com identificação da hierarquia de relevância para os resultados institucionais e fomentará o processo decisório estratégico da instituição, uma vez que ao associar os resultados institucionais aos projetos e programas, os indicadores revelarão a relação esforço, prioridade, resultados e impactos.